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Verwaltung von Miethäusern - Mietverwaltung
Komplettservice durch ein leistungsstarkes Team:
Betreuung einer Eigentümergemeinschaft – WEG Verwaltung
Management von Gewerbeimmobilien
L E I S T U N G S K A T A L O G
Der Leistungskatalog zeigt auf, welche Grundleistungen von der Verwaltung erbracht werden und welche Pflichten der Eigentümer hat.
Begriffsdefinitionen:
Grundleistungen sind die Leistungen der Verwaltung, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung erforderlich und mit der vereinbarten Verwaltungsvergütung abgegolten sind.
Mehrleistungen sind die Leistungen der Verwaltung, die nicht zwingend zur laufenden Verwaltung gehören. Die Vereinbarung von Mehrleistungen unterliegt der freien Vereinbarung der Vertragspartner. Sie sind durch die vereinbarte Verwaltungsvergütung abgegolten.
Zusatzleistungen sind Leistungen der Verwaltung, die in die Verwaltungsvergütung nicht einkalkuliert sind, aber gleichwohl von der Verwaltung erbracht werden können. Die Leistungen sind im Einzelfall gesondert zu vergüten.
Sonderleistungen sind Leistungen der Verwaltung für Einzelne (z.B. Mieter), die diesen bei Anfall direkt belastet werden.
GRUNDLEISTUNGEN
(im Grundhonorar enthalten)
Nachfolgend aufgeführte Grundleistungen sind mit der pauschalen Verwaltervergütung abgegolten. Die Angaben beziehen sich auf Leistungen zu büroüblichen Zeiten. Dazu gehören insbesondere:
Pflichten der Verwaltung
Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr.
Erstellen einer jährlichen
Abrechnung über die Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als
Gesamtabrechnung für den Hauseigentümer.
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen
dem Hauseigentümer zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger
Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung zur Verfügung.
Der Hauseigentümer erhält zur
Lösung der wohnungswirtschaftlichen Belange die Beratung der Verwaltung in deren
Büroräumen
zu büroüblichen Zeiten.
Die Hausordnung wird von der Verwaltung vorbereitet und später überwacht. Bei schriftlich gemeldeten Verstößen gegen die Haus- /Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung die Verantwortlichen mündlich oder schriftlich ab.
Der Verwalter wird ggf. entgegengenommene Kautionen vom Vermögen des Eigentümers und von seinem eigenen Vermögen getrennt anlegen. Die Anlage erfolgt bei einer öffentlichen Bank oder Sparkasse.
Abschließen, ändern und kündigen von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen im Namen des Hauseigentümers.
Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte des Hauseigentümers. Ausbildungskosten für Hausmeister sind Zusatzleistungen.
Einrichten und Führen des auf den Namen des Hauseigentümers lautenden Bankkontos (Girokonto und/oder Sparbuch).
Rechnerische und sachliche Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen, Hauswart- und Waschmünzkassen.
Einrichten einer übersichtlichen,
ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach
den
gesetzlichen Bestimmungen, getrennt für jedes Objekt.
Insbesondere Führen und Abrechnen von
Mietkonten je Mieter;
Überwachen der pünktlichen Mietzahlung;
Einnahmekonten für Erträge;
Ausgabekonten je Kostenart;
wahlweise Ausweis der Mehrwertsteuer;
ggf. Rückstellungskonten einschl. Anlage der Rückstellungen;
Sonder-Verrechnungskonten über Forderungen und Verbindlichkeiten;
Mitbuchen der Bankbewegungen;
Personalkonten für das Personal; Abführen der Lohnsteuer und Sozialabgaben;
Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches;
Melden der Gesamt-Heizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen,
SY Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden
frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Objektes eine jährliche
Objektbegehung mit Begehungsprotokoll. Das
Begehungsprotokoll ist die Basis für die Planung der Instandhaltung und
Instandsetzung.
Gegenüber öffentlich-rechtlichen
sowie privaten Belangen Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur
Abwendung
eines sonstigen Rechtsnachteils für den Hauseigentümer erforderlich
sind.
Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc.
Bei Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung.
Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für den Eigentümer oder gemeinschaftliche Gebäudeteile.
der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
den Aufzügen (TÜV-Hauptprüfung mit Gewichten, Zwischenprüfungen, Nothupen),
den Blitzschutzanlagen (TÜV-Hauptprüfungen, Reparatur und Dachsanierungen),
den Lüftungsanlagen (TÜV-Prüfungen in Haus- und Tiefgarage),
den kraftbetätigten Garagentoren,
den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern, Fluchtwegen etc.,
Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem Technischen Überwachungsverein und sonstigen Fachleuten.
Telefon- und Schriftverkehr mit
dem Hauseigentümer, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es die
objektspezifischen
Belange betrifft.
Büroleistungen, wie z. B. Porto,
Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung und im Rahmen
der o.g.
Grundleistungen
veranlasst wurden, sind in der
Pauschal-Verwaltungsvergütung enthalten und werden nicht gesondert berechnet.
Pflichten des Hauseigentümers
Der Hauseigentümer ist verpflichtet:
rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit sämtliche Verwaltungsunterlagen, die zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich sind, auszuhändigen, insbesondere:
ggf. Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung;
Aktuelle Stammdaten (Mieterlisten, Adressen, Wohnungs-Nr., Wohnflächenberechnung etc.);
Alle gerichtlichen Entscheidungen, insbesondere aus Mietstreitigkeiten;
Vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschl. Maßen;
Alle z.Zt. bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen des Eigentümers abgeschlossen wurden;
Den gültigen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung;
auch im Bereich der Mietwohnungen, der Verwaltung sofort schriftlich anzuzeigen.
eines Objektes (Erbengemeinschaften usw.), so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, der Verwaltung schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als 3 Monate im Jahr im Ausland aufhalten. Bei Kommunalverwaltungen gilt mangels anderweitiger schriftlicher Weisung der Bauamtsleiter der Kommune als zustellungs- und weisungsbevollmächtigt.
(im Grundhonorar enthalten)
Die nachfolgend aufgeführten Mehrleistungen gehen über die Grundleistungen der Verwaltung hinaus. Gemäß Vereinbarung werden sie jedoch nicht berechnet.
Einzel-Nebenkostenabrechnung je Mieter, Einbuchen der Einzelergebnisse externer Heizkostenabrechnungsfirmen, Anlegen, führen und verwalten von Kautionsgeldern, Verwalten und Überwachen von Bürgschaften, Berechnen oder Buchen der Kautionszinsen, Berechnen von Lohnsteuern und Sozialabgaben, Mietvertragsausfertigung, Lohnkontoführung nach steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten.
Die vorgenannten Leistungen sichern dem Eigentümer eine sach- und fachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen und des Mietrechts. Die Verwaltung ist bereit, zur Unterstützung und zum Schutz des Eigentümers Zusatzleistungen zu erbringen, denn es kann vorkommen, daß durch einzelne Mieter oder Dritte für die Verwaltung zusätzlicher Aufwand ausgelöst wird.
Zusatzarbeiten werden auf der Basis der jeweils gültigen Gebühren, die in den Geschäftsräumen ausgehängt werden, abgerechnet. Der Eigentümer hat Anspruch auf eine Kopie der jeweils gültigen Preisliste. Zusatzleistungen werden zum Beispiel berechnet für:
Kurz- und mittelfristige Bedarfsplanung der Instandhaltung und Instandsetzung einschl. Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel, Wohnungsübernahme-/Übergabeprotokoll, Teilnahme an Steuer- oder Sozialversicherungsprüfungen, Abwickeln und Abrechnen von Versicherungsschäden.
Private Kopien, Besondere Versendungsformen, wie z.B. Einschreiben mit Rückschein, gerichtliche Klageverfahren, Mieterversammlungen, Beratung außerhalb büroüblicher Zeiten, Unterhaltung eines eigenen Not- oder Bereitschaftsdienstes, Steuererklärungen, Mieterhöhung.
Der Verwaltungsaufwand für Baumaßnahmen/Instandsetzungsmaßnahmen/Modernisierungen, ist durch die Grundleistung nicht erfaßt. Es wird deshalb vereinbart, daß der Verwalter für seinen Verwaltungsmehraufwand eine Vergütung von 3% zzgl. MWSt. aus der Baumaßnahmen/Instandsetzungsmaßnahmen/Modernisierungen erhält. Damit ist die verwaltungsmäßige Vorbereitung und Betreuung der Baumaßnahme/Instandsetzung abgedeckt.
Sonderleistungen werden dem jeweils Betroffenen jeweils gesondert in Rechnung gestellt und von diesem direkt angefordert. Soweit es sich um Mieter und den Eigentümer handelt, ist es dem Verwalter erlaubt, solche Kosten auch direkt dem jeweiligen Buchhaltungskonto zu belasten.
Sonderleistungen fallen z.B. an für: Nichtteilnahme am Lastschrifteinzugsverfahren bei Wohnungseigentumsanlagen, Private Fotokopien, Kopien aus Verwalterakten, persönliche Beratung, Zahlungserinnerung, Mahnung, Zahlungen per Scheck oder bar, Erstellen eines Kontoauszuges zum Mieter-/Eigentümerbuchhaltungskonto, Bescheinigungen und sonstige, nicht in den Grund- oder Mehrleistungen enthaltenen Leistungen.